Du nouveau pour l'extranet des copropriétés !
Dans le cadre de la réforme du droit de la copropriété, un décret publié le 9 octobre 2020 vient de modifier la réglementation applicable pour l'extranet des copropriétés. Faisons le point !
Pour l'extranet des copropriétés, sauf décision contrair votée en assemblée générale des copropriétaires, le syndic professionnel d'une copropriété est tenu de proposer un "accès en ligne sécurisé", en clair un extranet, aux "documents dématérialisés relatif à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés.
L'accès à l'extranet doit être différencié selon la nature des documents mis à la disposition des copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
Un décré n° 2019-502 du 23 mai 2019 fixe trois listes de documents devant être mis à disposition des copropriétaires, et des membres d'un conseil syndical. Depuis le 1er juillet 2020, l'extranet doit comporter, a minima, les documents prévus par le décret n°2019-50 du 23 mai 2019.
L'extranet doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel sécurisé. Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.
Du nouveau pour l'actualisation requise. L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans l'extranet doivent être, le cas échéant, actualisé au minimum une fois par an par le syndic. A la suite de la réforme du droit de la copropriété, cette actualisation dois désormais être effectuée dans les trois mois qui suivent l'assemblée générale (AG) annuelle des copropriétaires (celle prouvant les comptes), et non plus dans les trois mois précédant l'assemblée générale.
Et pour les procès-verbaux d'AG, parmi les documents qui doivent être mis à dispostion par le syndic dans l'extranet, à l'ensemble des copropriétaires, figurent les procès-verbaux des trois dernières assemblée générales. Un décret n°2020-1229 du 7 octobre 2020, publié le 9 octobre 2020, vient de compléter le décret du 23 mai 2019 à ce sujet, pour préciser qu'il doit s'agir des procès-verbaux des trois dernières assemblée générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
Cette règle s'applique depuis le 10 octobre 2020.
Et en cas de changement de syndic... En cas de changement de syndic, l'ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 est venue modifier le cadre légal "afin d'assurer la "portabilité" des documents dématérialisés de la copropriété de l'ancien syndic vers le nouveau, en prévoyant une transmission de ces documents sur un support numérique téléchargeable et imprimable". Ainsi, un syndic de copropriété est tenu de remettre à son successeur, dans un délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, l'ensemble des documents dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable. Le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 est venu préciser, à ce sujet, que la transmission des documents dématérialisés figurant dans l'extranet doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif. Une copie de ce bordereau doit être remise au conseil syndical.